Em setembro passado, como novo membro da equipe de Marketing da Digité, eu estava me esforçando para entender os produtos da Digité e o espaço em que nos encontramos. Eu estava aprendendo diversos conceitos novos incluindo Lean, Agile, Gerenciamento do Ciclo de Vida da Aplicação (ALM), Gerenciamento do Programa de Projetos, etc., onde possuímos uma série de ferramentas poderosas!
Foi aí que ouvi o nome de “Kanban”. Eu já estava ciente dos princípios Lean e suas técnicas porque obtive a certificação Lean em minha empresa anterior. Entretanto, eu não tinha visto Kanban sendo aplicado ao desenvolvimento de software, gerenciamento de projetos, etc.
A introdução ao Kanban veio durante as 4 semanas de treinamento de indução em Mumbai, onde tivemos a oportunidade de obter experiência prática com as ferramentas SwiftKanban e SwiftEnterprise. Ficamos tão entusiasmados com o visual elegante e a interface amigável do Swiftkanban que o adotamos com muito gosto! Criamos um monte de cartões e os atribuímos a nós mesmos. Só mais tarde entendi a importância de NÃO ter muitos cartões no quadro Kanban (WIP demais!) ou considerando a “classe de serviço” enquanto priorizava o trabalho para mim mesmo. Acho que essa foi minha incursão inicial em uma implementação “proto-kanban” – eu ainda estava aprendendo!
Na mesma época, tive a sorte de participar da conferência Lean Kanban India 2016 (LKIN) e de ouvir David J Anderson e outros líderes de opinião. Compreendi muito melhor a aplicação e os benefícios do método Kanban para o desenvolvimento de software e o trabalho de conhecimento.
Colocando Meus Conhecimentos em Teste!
Depois de todo o entusiasmo durante o treinamento e a conferência LKIN, consegui fazer algum trabalho real como parte da equipe de Marketing da Digité. A cada um de nós são atribuídas responsabilidades específicas de marketing e planejamos campanhas para cada um deles. Temos uma reunião diária dentro da equipe onde nos certificamos de não ter ninguém preso a nada onde possa precisar de ajuda. Revisamos nosso trabalho com o Chefe de Marketing duas vezes por semana. Como somos uma equipe distribuída, usamos o Skype e o GoToMeeting para manter contato! Naturalmente, usamos o Swiftkanban para priorizar e trabalhar em produtos de marketing específicos, como também para colaborar com outras funções, tais como UI e Engenharia!
Nosso Quadro Kanban de Marketing no SwiftKanban
Imagem 1: Quadro de marketing no SwiftKanban
Planejamos nosso trabalho geral em termos de temas-chave de marketing, campanhas de marketing, entregas e eventos. Cada conjunto é gerenciado dentro de uma pista de natação no mesmo quadro. Os eventos requerem maior planejamento e rastreamento e, portanto, têm sua própria pista de natação.
Temas e Campanhas seguem um fluxo de trabalho simples de Pronto, Em Progresso e Feito – mas eles utilizam nossa “Pista de Portfólio” especial para que possamos acompanhar automaticamente seu progresso em termos de porcentagem de conclusão com base em quantos de seus entregáveis são concluídos.
A “Pista de Entregáveis” tem – as colunas Backlog, Priorizado, Em Progresso, Revisão e Concluído. Os eventos têm um fluxo de trabalho ligeiramente diferente – Identificado, Programado, Preparação, Execução, Acompanhamento Pós-evento e Concluído. Os eventos precisam ser agendados e planejados com mais detalhes – e mais acompanhamento.
Nossas Cadências
A priorização geral ocorre em uma base anual e trimestral nos níveis de alta administração. Com base nas prioridades ali estabelecidas, identificamos e priorizamos o trabalho que a equipe de Marketing deve realizar nas reuniões de Planejamento Mensal e de Reposição Semanal em nível de equipe.
Todo o trabalho priorizado em uma semana é puxado para a fila priorizada no início da semana. Os membros da equipe retiram um desses cartões da fila Priorizado e trabalham nele. Uma vez concluída, ela é revisada antes de ser marcada como concluída. Os cartões Feito são arquivados uma vez por mês após a revisão com a gerência.
Análise da Demanda
Com base no tipo de trabalho que íamos fazer, criamos cartões para cada tipo de atividade (Newsletter, Blog, SEO, SMM, Webinar, etc.). A cor do cartão identifica cada tipo de trabalho e é trabalhado através das pistas de natação apropriadas. Enquanto os cartões de Tema e Campanha passam por suas próprias pistas de natação, os cartões filhos passam ou pela pista de Entregáveis ou pela pista de Eventos.
Os cartões de eventos são administrados com mais detalhes devido à natureza do trabalho ali envolvido. Cada cartão na pista de eventos tem uma lista de afazeres pré-definida. Para os cartões de Eventos, nós planejamos e rastreamos cada item de afazeres (tarefa). A lista de afazeres pré-definida fornece clareza sobre o trabalho geral que precisa ser feito, o trabalho concluído e as tarefas restantes a serem feitas para concluir cada Evento. Uma vez que todos os itens de a fazer estejam concluídos, o cartão passa automaticamente para a etapa de Feito. Abaixo está um exemplo de como é um cartão de webinar, com Para Fazer pré-definidos.
Imagem 2: Cartão para uma das Campanhas de Marketing como Webinar
Imagem 3: Lista de Para Fazer padrão para o webinar
Vantagens do uso do Kanban no Marketing
Aqui estão as principais vantagens que sinto que temos utilizando Kanban em Marketing.
Melhor Visibilidade e Colaboração
O Kanban nos ajuda muito na colaboração dentro de nossa equipe e na troca de ideias. O marketing depende de uma série de outras funções, tais como UI/ UX, Engenharia e Vendas para planejamento e realização de seu trabalho. Ele nos facilita comunicar ao resto da organização aquilo em que estamos trabalhando a qualquer momento. Todas as partes interessadas e membros da equipe têm clara visibilidade das diversas atividades que a equipe está realizando. Isso nos permite discutir regularmente entre os membros da equipe e modificar nossos processos para torná-los mais eficientes.
Melhor Fluxo e Gestão Geral do Trabalho
O desafio de ter muito trabalho e não ter tempo para olhar para trás é eliminado em nossa equipe – graças a esse conceito crítico de Limites de WIP. O ditado explica melhor isso: “Uma coisa de cada vez e bem feita”. Somos encorajados a retomar e completar uma coisa de cada vez. Isto melhora a qualidade do meu trabalho, já que me concentro em uma coisa de cada vez. Os limites de WIP no quadro Kanban oferecem uma abordagem sistemática para ajudar a implementar e aplicar esta abordagem. Temos limites de WIP específicos para cada membro da equipe – não mais que 2 cartões de cada vez. Usando isto, nos concentramos em completar as tarefas em mãos antes de assumir novos trabalhos. Isto ajuda a manter o trabalho fluindo e o quadro zumbindo!
Estou certo de que você concordará, aprendi com minha experiência!
No final da semana ou do mês, nos dá grande satisfação poder “ver” que trabalho completamos e o que, se houver, permanece bloqueado.
Melhor capacidade de Prever a conclusão e assumir compromissos
Usando Kanban, medimos o tempo médio que leva para realizarmos vários tipos de tarefas. Assim, isso nos ajuda a prever melhor a quantidade de tempo que podemos gastar em uma atividade/campanha. Isto também ajuda a priorizar e assegurar que primeiro trabalhemos nas tarefas críticas que podem exigir mais tempo/esforço para serem concluídas.
Melhor Visibilidade e Insight
Os stakeholders obtêm melhor visibilidade sobre o trabalho que a equipe de Marketing faz. Primeiro, a forma como estruturamos o quadro, eles têm uma imagem clara dos temas-chave em que a equipe de marketing está trabalhando atualmente. Em segundo lugar, eles recebem indicações visuais de exceções, tais como cartões bloqueados e violações do limite de WIP, para que possam intervir e ajudar a resolver tais exceções. Terceiro, quando as tarefas são concluídas e movidas para a coluna Revisão, a gerência sênior pode rever e ter uma rápida noção de onde cada projeto se encontra. Finalmente, um olhar para a análise do quadro dá a todos uma imagem clara de como a equipe de marketing está se desempenhando em coisas como tempo de execução, produção e status de conclusão da campanha.
Minhas Conclusões
Sinto que Kanban é um ótimo método para planejar e organizar o trabalho de uma equipe de marketing. Em uma empresa de produtos, como a Digité, Marketing é uma função que colabora e impacta funções-chave em uma organização – Vendas, Gerenciamento de Produtos, UI/UX e até mesmo Engenharia, pois os principais marcos de marketing dependem das características/lançamentos do produto.
O Kanban ajuda várias equipes a entender as dependências entre equipes e as ajuda a colaborar muito mais efetivamente. Dentro de uma equipe, o Kanban facilita a priorização e o trabalho eficaz no trabalho mais importante para a equipe e para a empresa como um todo.
Por favor, confira nosso vídeo do webinar de Marketing Agile para mais informações!
Kshipra Bhat
Social Media Geek, Digité
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