Adaptação de Kanban para uso pessoal
Kanban 101
Kanban Pessoal – Usando Kanban Para Melhorar a Produtividade Pessoal
O Kanban é amplamente utilizado em Agile software e por equipes de TI ajudando-os a priorizar e entregar trabalhos importantes no prazo certo, estimulando a colaboração e reduzindo o desperdício na forma de atrasos e trabalho sem importância.
Embora o Kanban seja amplamente utilizado na área de TI e software, ele pode ser aplicado a todo trabalho de conhecimento onde quer que haja um fluxo de trabalho envolvendo descoberta de conhecimento/agregação de valor até que seja entregue a seu cliente pretendido. Isto se aplica até mesmo às coisas que fazemos no nosso dia-a-dia, o que pode ser feito de forma muito mais eficiente apenas pela implementação dos princípios do Kanban.
Esta adaptação do Kanban para uso pessoal é chamada de Kanban Pessoal.
O que é o Kanban Pessoal?
O Kanban Pessoal é uma simplificação do método Kanban original e foi criado por Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry. (Leitura recomendada – Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life) Pode ser usado por indivíduos – trabalhadores especializados, estudantes, construtores profissionais de casas, etc., – para melhorar a própria eficiência pessoal na conclusão do trabalho que precisamos fazer e nos tornar muito mais produtivos.
Todos nós temos um monte de coisas que precisamos realizar. Sendo otimistas por natureza, temos a tendência de assumir mais coisas do que podemos lidar. Pagando uma conta, fazendo compras, pequenos – e grandes – projetos pessoais (planejamento financeiro?!), a lista continua. Queremos fazê-los, mas procrastinamos, adiamos, esquecemos – até não conseguirmos. Temos muitas coisas que precisamos fazer, pegamos coisas demais (muitas bolas no ar), e o resultado? – nada é concretizado. As coisas são empurradas para fora, esquecidas ou, pior, mal feitas!
Personal Kanban to the rescue!
É aqui que o Kanban – ou Kanban Pessoal – brilha. O Kanban Pessoal possui apenas 2 princípios básicos –
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Visualize seu Trabalho
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Limite seu trabalho em progresso (WIP)
1. Visualize seu Trabalho
Diz-se que 90% das informações processadas por nosso cérebro são visuais, e nós tendemos a processar imagens 60.000x mais rápido que o texto. Portanto, ter algo que é visual sempre funciona para nós humanos e o Kanban é essencialmente um processo de gerenciamento visual.
No Kanban Pessoal – você visualiza seu trabalho em um quadro Kanban. Um quadro Kanban básico consiste em 3 colunas, “Para Fazer” (ou “Opções”), “Fazendo” e “Feito”.
O primeiro passo é listar todas as tarefas que você tem em mente e aquelas que você gostaria de completar na coluna “Fazer”. Ao decidir executar qualquer tarefa específica de sua lista de itens, você a move para a coluna “Fazendo” ou “Em progresso”. Uma vez que esteja feito, você o move para a coluna “Feito”.
A coluna “Feito” lista todas as tarefas concluídas. Ver tudo que realizamos apresentado em um quadro visual marcado como “Feito” nos dá um forte senso de motivação para continuar e continuar executando!
2. Limite seu trabalho em progresso(WIP)
Esta é a regra crítica. Todos nós temos muito o que fazer. Acreditamos que podemos realizar com sucesso múltiplas tarefas – assumir múltiplos itens de trabalho e completá-los para a satisfação de todos. Entretanto, as últimas pesquisas mostram que o cérebro humano não é adepto da multitarefa! Quanto mais tentamos executar multitarefas, pior se torna a qualidade de nosso trabalho.
O Kanban incentiva você a limitar a quantidade de trabalho que você faz a qualquer momento, e terminar o que você já começou antes de assumir qualquer coisa nova. “Pare de começar! Comece a terminar!” é o mantra do Kanban. Ele o ajuda (o obriga!) a selecionar o trabalho mais importante – e não apenas o mais urgente – e completá-lo primeiro.
No quadro Kanban, você define o número máximo de tarefas que você irá assumir de cada vez. Esse número é chamado de seu Limite WIP (Limite de em progresso) – e ao colocá-lo no quadro, você está se forçando a não assumir mais trabalho do que você realmente pode lidar.
Inicialmente pode parecer estranho – e constrangedor – definir e viver dentro de – Limites WIP. Eles podem até parecer contra-intuitivos, pois você pode sentir que fará menos trabalho e realizará menos. No entanto, com o tempo, você se verá completando mais trabalho/tarefas do que no passado – e com melhor qualidade e melhores resultados (satisfação sua ou de seu cliente – seu cônjuge, filho, professor ou colega de trabalho, por exemplo), que é o que importa em última instância.
Limitar seu trabalho o ajuda a reduzir o número de coisas que você diz “Sim” – e o ajuda a dizer “Não” quando isso é importante. Ajuda você a se concentrar em coisas que são verdadeiramente importantes para você, e a fazê-las de maneira oportuna com o nível certo de foco e qualidade.
Montando seu Quadro de Kanban Pessoal
Montar seu quadro de Kanban Pessoal é simples. Tudo que você precisa é de um quadro branco e alguns adesivos/papéis-adesivos para começar. Basta desenhar 3 colunas como mostrado na imagem abaixo, com “Para Fazer”, “Em Progresso” (ou Fazendo) e “Feito”.
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Na primeira coluna, como o nome indica, você pode colocar o que for preciso fazer. Aqui você tem duas opções: ou colocar apenas as 3-5 tarefas de alta prioridade, ou colocar todas as tarefas e aplicar seus próprios critérios de prioridade ao selecionar aquelas em que você realmente começará a trabalhar.
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Na segunda coluna, insira as tarefas nas quais você está trabalhando atualmente, ou seja, aquelas que já estão “Em andamento”. Se você acha que há muitas aqui, volte um pouco para a coluna “Para Fazer” para que você possa se concentrar em terminar o resto. Ou, se você não tiver nenhuma (ou o bastante) tarefa na coluna “Em Andamento”, você pode pegar algumas de sua coluna “Para Fazer” e movê-las para cá, enquanto se certifica de que você não está excedendo o Limite WIP que você definiu para si mesmo.
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Comece a mover tarefas concluídas da coluna “Em Andamento” (ou Fazendo) para a coluna “Feito”, à medida que você começa a realmente concluir tarefas.
É simples assim! Fará uma enorme diferença em sua vida, especialmente se você for um típico trabalhador especializado moderno com muitas tarefas em mãos, tentando descobrir como concluir elas todas.
3 Dicas Simples para um Kanban Pessoal Eficaz
Para ter um quadro Kanban “saudável”, siga estas 3 dicas simples:
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Não acrescente muitas tarefas em sua coluna “Para Fazer”, tome cuidado para não superlotar-lá. Se você realmente tiver muito trabalho que precisa fazer – e não quer esquecê-las, é claro que você não tem outra opção a não ser listá-las!
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Priorize sua lista “Para Fazer” e certifique-se de que você tem as mais importantes no topo. Ou você pode optar por ter outra coluna entre “Para Fazer” e “Em andamento”/”Fazendo” que contenha o conjunto de tarefas prioritárias a serem realizadas. Chame-a de “Tarefas Priorizadas”!
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Tenha o hábito de revisar seu quadro Kanban regularmente. Diariamente? Semanalmente? Depende de seu contexto. Priorize sua coluna “Para Fazer”. Considere DESCARTAR tarefas! (Delegar? Entregá-las a outra pessoa? Decida não fazê-las, já que você não tem tempo para fazê-las!) Simple Tips For Effective Personal Kanban
Dentro de um curto período de tempo, você perceberá que está completando a maioria das tarefas que você começa. Você está prestando atenção ao que é importante. E você tem “clientes” felizes e satisfeitos ao seu redor; o cliente mais importante é você!
Uma das maiores vantagens do Kanban Pessoal é sua simplicidade. Se você gosta do conceito, você pode começar a usá-lo assim que terminar de ler este artigo! Além disso, seu aspecto de visualização nos facilita muito, permitindo-nos identificar imediatamente como nosso trabalho está progredindo, o que já foi feito e o que está por vir.
Mais tarde, uma vez acostumado, você pode se ramificar e fazer coisas mais sofisticadas – como combinar o Kanban Pessoal com o método GTD, sigla para “Getting Things Done” (Terminando Tarefas), como descrito neste artigo.
Como você começa?
Compre um quadro branco, alguns canetões coloridos e alguns papéis-adesivos – isso é tudo!
Desenhe seu quadro e você está pronto para começar!
Caso você tenha uma família ou um escritório “distribuído”, você pode considerar o uso de uma ferramenta eletrônica de Kanban como o SwiftKanban! Ter uma ferramenta online também garante que seu quadro Kanban possa ser usado em movimento e que você tenha acesso a ele, não importa onde você esteja.
O SwiftKanban é um Software Kanban versátil que pode ser usado para configurar seu quadro de Kanban Pessoal. Temos até mesmo um modelo pronto que ajuda você a começar imediatamente e é GRATUITO. Além disso, temos o aplicativo móvel SwiftKanban que funciona perfeitamente em conjunto com a aplicação web. Você pode fazer uma lista de tarefas a fazer e adicionar tarefas onde e quando quiser.
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